تقديم خدمة العملاء بصفة شخصية وجهاً لوجه غير مُشابه تمامًا في كيفية تقديم خدمة العملاء عبر الهاتف. وبالرغم من أن هناك أوجه تشابه واضحة بين الطريقتين، إلا أنه من المهم ملاحظة أن تعابير الوجه ولغة الجسد وإيماءات اليد تخرج من النافذة أثناء المحادثة هاتفية. نتيجةً لذلك، من المهم جدًا لوكلاء خدمة العملاء الذين يعملون على الهاتف أن يكونوا خبراء في الانعطاف والنبرة والسرعة عند الحديث مع العميل حتى يستطيع الإحساس بما تقول.
هذا ليس كل شئ. يعتبر الصوت اللطيف واستخدام المجاملات جزءًا أساسي في المكالمة الهاتفية مما يجعل تجربة خدمة العملاء ممتازة عبر الهاتف. هناك عدد من التقنيات المحددة التي يجب أن يستخدمها جميع وكلاء الهاتف من أجل تقديم أفضل تجارب خدمة العملاء الممكنة. إذا كنت مدير مركز اتصال، فمن المؤكد أنه سيكون من المفيد أن توضح الاقتراحات التالية لوكلاء خدمة العملاء لديك.
أبرز الطرق المُتاحة في تقديم أفضل خدمة عملاء عبر الهاتف
1. تحدث مع العميل طوال الوقت بصفة من الاهتمام والمعرفة، من المهم أيضًا الإقرار بالتعليقات المحددة التي أدلى بها العميل. إذا أشار إلى مشكلة في منتجك أو خدمتك، فيجب عليك الرد بإخباره بأنك متعاطف مع هذا القلق. إذا أبلغ عن رضاه، فتأكد من تقديم جانب من الحديث يُعبر عن مدى امتنانك على الوصول إلى رضاه. من المهم أن تُظهر لجميع المتصلين بك أنهم محل تقدير وإهتمام بالغ في أي وقت يقوموا بالاتصال به.
2. كن مستمع نشيط لا يُصيبه الملل. قد يصبح العديد من وكلاء خدمة العملاء راضين عن أدوارهم التي يقوموا بها فقط لأنهم اعتادوا على قول نفس الأشياء مرارًا وتكرارًا. هذا الأمر من الممكن أن يُصبح خطيراً. لا يجب أبدًا أن تفترض تلقائيًا أنك تعرف كيفية حل مشكلة المتصل. تأكد من الاستماع جيداً حتى تتمكن من تحديد الاهتمامات أو الطلبات المحددة والفريدة لكل عميل. من خلال الاستماع النشط، ستتمكن من تحديد الحلول بشكل أفضل للمشكلات في المرة الأولى التي تثار فيها.
3. لا تدع العملاء ينتظرون وقت طويل. هل من أحد يحب الانتظار؟ لا يهم إذا كنت في طابور الخروج، أو عند إشارة ضوئية حمراء أو في قائمة انتظار اتصال، فالانتظار ليس بهذه المتعة على الإطلاق. يجب أن تبذل قصارى جهدك للرد على المكالمات بسرعة وتقليل أوقات الانتظار. بالطبع، سيكون وضع المتصلين قيد الانتظار ضروريًا بالتأكيد من وقت لآخر. فقط تأكد من إبلاغ المتصل الخاص بك بالمدة التي تتوقع أن يكون بها في وقت الانتظار وابذل قصارى جهدك لعدم إبقائه في الانتظار لفترة أطول من الوقت المحدد.
4. كن إيجابيا ومتفائلا. قد يبدو هذا وكأنه نصيحة لا تحتاج إلى تفكير. من الواضح أنك يجب أن تكون ودودًا، أليس كذلك؟ لكن ضع في اعتبارك نقطة تم طرحها مسبقًا. يعتاد العديد من مندوبي الهاتف على تكرار الروتين الخاص بوظائفهم بحيث ينتهي بهم الأمر وكأنهم روبوتات تم برمجتها – خاصة في نهاية نوبات عملهم. ابذل قصارى جهدك لأخذ لحظات صغيرة بين المكالمات لتذكير نفسك بأنك ستكون نشيطًا أثناء كل مكالمة، والتعامل معها جميعًا مثل أول مكالمة لك في اليوم.
5. لا تشعر أبدًا أنك فوق الاعتذار. في كثير من الحالات، لن تكون المشكلة التي واجهها المتصل هي خطأك. ومع ذلك، سيكون الاعتذار نيابة عن شركتك ضروريًا بشكل عام. في بعض الأحيان، من المهم الاعتذار ببساطة عن الإزعاج الذي يصاحب الاضطرار إلى إجراء مكالمة لتصحيح مشكلة. سيقطع تعاطفك شوطًا طويلاً في إرضاء العميل، وغالبًا ما يحتفظ به بعد هذا النزاع.
قد لا يكون الرد على المكالمات الهاتفية هو أهم ما يميز يومك، ولكن يتم إجراء بعض من أكبر الصفقات التجارية عبر الهاتف. أنت تترك الانطباع الأول في كل مرة ترد فيها على الهاتف، لذا فإن الأمر يستحق وقتك لجعله رائعًا.
تدرك الشركات التي تستخدم خدمات الرد على المكالمات قيمة موظف الاستقبال الافتراضي الرائع الذي يمكنه مساعدتها في إجراء اتصالات ذات مغزى، والعمل كمستمع إيجابي، وطرح الأسئلة الصحيحة وتقديم إجابات مفيدة.